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電子文書管理で気をつけるべき3つのポイント

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2022/07/11
電子文書管理で気をつけるべき3つのポイント

紙から電子文書へと媒体が変わっても管理のプロセスは紙と同じです。つまり、作成、活用して、再利用のため保存を行い、保存期間が終了すれば、廃棄処分かアーカイブズへの移管かを選択する、というライフサイクルが同一なのです。

しかし、管理に関する考え方は同じでも、運用面では紙は紙・電子文書は電子文書の特性をよく理解した上で取り扱うことが大切です。物理的にイメージできる紙書類と異なり、電子文書はクライアントPCのハードディスクや共用のサーバーに大量に保存されていて、きちんと整理されていないと、活用が著しく困難になる場合もあります。よって、電子文書のライフサイクル管理を行うには、電子文書の利点を最大限生かせるよう、組織として一元的な管理ルールを作り、運用していくことが重要です。



(1) 「組織文書」と「個人文書」を区分けする

まず、クライアントPCのハードディスク内では組織文書と個人文書を明確に区分して保存することが重要です。組織文書とは、行政機関の場合は公文書(行政文書)を意味し、いわゆる「組織共用文書」に該当するものをいいます。すなわち、職員個人の段階にとどまるものではなく、組織としての共用文書の実質を備えた状態、当該行政機関の組織において業務上の必要性から利用・保存している状態にあるものを意味します。

個人文書とは、それ以外のもので、専ら自分の仕事の遂行の便宜のためにのみに利用する文書、個人的な検討段階の文書などをいい、正式文書のコピー、個人的な参照文書、メモ、備忘録などを指します。行政機関の場合、この区分は非常に重要です。なぜならば、情報公開請求があった際、公開対象文書になるかどうかの区分けにも通ずるからです。

具体的には、組織文書は文書管理システムや共用サーバーなどにて保存、個人文書はクライアントPCでそのままか個別の個人用の記録デバイスで保存することになります。クライアントPCや個人用の記録デバイスでの個人文書は、基本的に自分で管理しなければなりませんので、不要になった文書は早めに廃棄するなど、管理を徹底しましょう。


(2) 共用サーバーのストレージ

基本的には、ライフサイクル全般を通じて電子的に管理することが望まれます。増加の一途をたどる情報を的確に管理するため、共用サーバー内の情報を重要度により、適切な記憶装置(ストレージ)に移動・配置して管理する「ILM(情報ライフサイクル管理)」が主流になっています。ILMに関しては当サイトブログ記事「情報ライフサイクル管理はなぜ必要か?」でも解説していますので、よろしければご覧ください。



(3) 管理ルールを決める

・フォルダ形式の体系化と標準化
・保存期間管理、移管時期管理
・メタデータの定義、標準化
・電子文書の長期保存戦略の立案[1]
・レコードマネージャー[2]やアーキビスト[3]など文書管理専門職の設置
・文書管理専門職とIT専門家との連携協力体制の構築

[1] 当サイトブログ記事「電子文書の長期保存・4つのリスクと7つの対策」でも解説しています
[2] 記録管理(レコードマネジメント)の運営に専門的知見をもって従事する専門職
[3] 公文書館をはじめとするアーカイブズ(archives)において働く専門職


まとめ

電子文書管理で考慮すべき事項を簡単にまとめましたが、ご参考になりましたでしょうか。

近年、企業や組織の業務で発生するデータの量は増加の一途です。またデータ改ざんなどコンプライアンス対策によりデータの保存期間は長期化しています。加えて、コピーを繰り返してできる重複ファイルなど無駄なデータの蓄積もサーバーの容量を圧迫する原因となっています。

ストレージ容量に余裕がなくなるとサーバーのパフォーマンスが低下し、ユーザーは目的のファイルを探すのにより多くの時間を費やすことになります。これは業務効率を下げる大きな原因となり、さらには重要ファイルの紛失や漏えいといったセキュリティリスクを発生させる原因にもなります。そのようなことにならないために管理ルールを定めて運用を開始しましょう。

電子文書管理の詳細についてお知りになりたい場合は、文書管理に関する様々なテーマや課題についてコンサルティングからシステム開発・運用に至るまで一貫したサービスご提供し、450社以上の実績がある日本レコードマネジメントへお気軽にお問い合わせくださいませ。