1. 個人情報の利用目的

当社は、ご本人から直接書面（電磁的方式、電子的方式で作成された記録を含む。以下、同じ。）にて個人情報を取得する場合には、当社の従業者の個人情報も含めて「JIS Q 15001:2023 A.7 項」で定められた事項を、あらかじめ書面でご本人に明示し、同意をいただきます。

• 受託業務において委託元からお預かりした個人情報は、受託業務の目的（主にデータの入力業務、スキャニング業務等のデータ処理業務）の範囲内でのみ利用し、当社のために利用することはございません。
• 取引先情報は、名刺の交換等により取得し、連絡先の管理に利用いたします。また、一般的な商習慣に基づいた儀礼的な各種のご挨拶・ご連絡等に利用させていただく場合がございます。
• 当社ウェブサイト上の「お問い合わせフォーム」からいただいた個人情報は、お問い合わせへの対応のみ使用し、他の目的に利用することはございません。
• 採用応募者の個人情報は、採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のためだけに利用します。なお、採用後は、従業員の個人情報として、取り扱います。
• 従業員（採用予定者を含む）の個人情報は、従業員の雇用ならびに労務・人事管理等を適切に行なうためだけに利用します。

2. 個人情報の第三者提供について

当社がご本人から取得し保有している個人情報について、本人の同意がある場合または法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。

3. 個人情報の取扱いの委託について

当社がご本人から取得し保有している個人情報について、取得した個人情報の全部または一部を委託する場合があります。その場合には、個人情報の管理水準が、当社が設定する基準を満たす企業を選定し、適切な管理、監督を行います。

4. 個人情報の開示に関するご請求手続きについて

• 当社がご本人から取得し、保有している個人情報についてご本人から下記のご請求があった場合には、当該個人情報に限り開示いたします。
• 利用目的の通知
• 開示
• 訂正・追加又は削除
• 利用又は提供の拒否権
• ご請求手続
  • 下記のお問い合わせ先にお電話を下さい。
  • 担当者が、お問い合わせの内容、住所・お名前等を確認させていただいたうえで「手続方法の説明書」と「個人情報開示等申請書」をお送りいたします。
  • 代理人によるご請求の場合は、代理人の方から下記にお電話をお願いいたします。必要な手続・書類等につきまして、担当者がご説明申し上げます。

5. 個人情報をご提供いただくにあたっての注意事項

当社に個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。 但し、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

6. 本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得

当社ウェブサイトでは、クッキーやウェブビーコン等を用いて、ページ別にアクセス記録を集計しています。
アクセス記録はIPアドレス、ホスト名、使用ブラウザ名、アクセス日時等であり、個人を特定できる情報は記録されません。集計したデータは各ページの改善の目的に使用させていただきます。

7. 個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社は、取得した個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止と是正、その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。

• 基本方針の策定
  当社では、個人情報保護法及びJIS Q 15001に基づき、個人 データの適正な管理を実施することを目的に、個人情報保護方針を策定しております。
• 個人データの取扱いに係る規律の整備
  個人データの取扱方法や、責任者及びその任務等について、個人情報保護方針に基づく内部規程を策定しております。
• 組織的安全管理措置
  個人情報保護マネジメントシステムにおいて、個人データを取り扱う従業者及び取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しております。
  また、内部監査等により、規定類の遵守状況の実態を適宜確認し、違反事項が発見された場合は、是正措置を講じます。
• 人的安全管理措置
  従業員等に個人情報保護に関する教育を実施し、法や社内規定等の周知徹底を図っています。
  また、秘密保持に関する誓約書を従業員等より取得しております。
• 物理的安全管理措置
  事業所内の入退室管理を実施し、権限を有しない者による出入りを防止する措置を実施しています。
  また、個人データを移送する際には、盗難又は紛失等を防止する措置を講じております。
• 技術的安全管理措置
  個人情報データベース等にアクセスできる人員を制御するとともに、情報システムを外部からの不正アクセス、マルウェア等から保護する仕組みを導入しています。
• 外的環境の把握
  保有個人データを外国に保管する場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握して、適切な措置を講じます。

8. 個人情報保護方針

当社の個人情報保護方針（プライバシーポリシー）をご覧ください。

お問い合わせ先

日本レコードマネジメント株式会社
電話番号：03-3258-8671
担当部署：経営管理部
担当者　：個人情報保護管理者　竹場 公