企業や組織は、今や急速な変革の時代の中で複雑多岐な課題に直面しています。
厳しい経営環境の中、情報・ナレッジを文書化して記録し管理・運用することは、企業・組織の経営基盤を戦略的に整えることであり、文書管理の仕組みを新たに取り入れたり、導入済のシステムを見直したりする動きが活発化しています。

企業や組織は法律により定められた文書を一定期間、保管・保存することを義務づけられていますが、ビジネス環境のIT化にともない、電子商取引、電子メールなど、扱う情報の範囲は拡大の一途をたどっています。加えて紙文書の電子化、紙文書と電子文書の混在、電子データの長期保存、文書の生成から廃棄に至る情報ライフサイクルの確立など、文書管理システム導入にあたっての敷居は決して低いものではないでしょう。

しかしながら、課題を一つひとつクリアして自社内に文書管理システムが導入できれば、必要な文書を、必要な人が、いつでも必要な時に、どこにいても、即座に取り出して利用できるようになります。

適切な文書管理ができれば、主に3つのメリットが見込めます。

1. 業務効率化・生産性の向上
必要な文書を素早く見つけて取り出し、利用できるようになるので業務の効率化を実現できます。また、業務遂行に有用な情報が従業員間で容易に共有ができるほか、コンピュータ上で作成、編集されるファイルの変更履歴を管理することで、常に最新の文書が把握できるなど、生産性の向上につながります。

2. セキュリティ強化
システムへのアクセス権限設定、アクセス履歴を管理して、重要文書の紛失を防げるのはもちろん、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

3. コスト削減
必要に応じて紙文書を電子化することで、スペースを削減できればオフィス環境が改善されます。また、ファイリングや仕分けの手間が減少して業務を効率化できます。

「情報（＝文書）」は第4の経営資源とも呼ばれ、「人」「物」「金」に次ぐ企業を形作り動かすための基本要素です。
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