リスクマネジメントの国際標準ISO31000によると、以下のように定義されています。
・リスク：組織の目的に対する不確かさの影響
・リスクマネジメント：リスクを特定、分析、評価し、体系的、組織的に対応する組織の取組み
文書管理システムによっては、効果的に全文検索を行うために、類義語検索機能を用意しているものがあります。例えば、日本を表すには、「日本」の他にも「Japan」、「JPN」、「Nippon」、「大和」、「倭」など複数の表現がありますが、類義語辞典のDBを作成すれば、「Japan」と検索した場合でも「日本」をキーワードとした文書を検索することができます。
レコードスケジュールとは公文書管理法において、文書作成者が保存期間満了前のできる限り早い時期に一次的な評価選別（移管あるいは廃棄）を行うという新しい方式です。行政機関が行う一次的評価選別を、保存期間満了時に内閣府がチェックすることになっています。
公文書管理法では、レコードスケジュールを行政文書ファイル管理簿に記載し、行政文書ファイル管理簿は、一般に当該行政文書が作成・取得された年度末に作成されるので、「できるだけ早い時期」とは、多くの場合、当該行政文書が作成・取得されて1年以内ということを意味しているが、各行政機関によって異なります。保存期間が満了した行政文書ファイル等については、事前に定められたレコードスケジュールに従って、国立公文書館等に移管するか、あるいは廃棄することが義務付けられています。
廃棄については内閣総理大臣の同意が必要とされ、同意が得られない場合は、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定することとされています。特に保存の必要があると判断した場合には、内閣総理大臣は、当該行政文書ファイル等を保有する行政機関の長に対して、廃棄の措置をとらないように求めることができます（公文書管理法8条2項、4項）。
