画像を点の集合として表す形式です。一つひとつの点の色を変化させて多数の色を正確に表現できるため、写真などの緻密なデータに適しています。画像を拡大すると、画像の大きさに対して点の数が少なくなるので輪郭がガタガタと粗くなり、縮小すると画像が潰れることがあるため、画像の拡大や縮小などの変形には適していません。作成や編集にはペイントソフトとして分類される多くのアプリケーションが対応しています。
画質は解像度に大きく依存し、解像度を上げれば上げるほどファイルサイズが大きくなります。無圧縮ではかなり巨大なデータになるので、保存する場合やネットワークで受け渡す場合、画像を圧縮しデータ量を削減します。画像圧縮した代表的なファイル形式にはJPEGやGIFなどがあります。
リスクマネジメントの国際標準ISO31000によると、以下のように定義されています。
利用者が求める文書・記録を利用できるかどうかの可能性のことを言います。利用可能性に影響を与える要因としては、一般的に、利用状態（他の利用者が利用中か否か）、配架状態（正しく配架されているかどうか）などがあり、配架の誤りは利用可能性を下げ、同一資料の複数所蔵は利用可能性を上げます。
文書管理システムによっては、効果的に全文検索を行うために、類義語検索機能を用意しているものがあります。例えば、日本を表すには、「日本」の他にも「Japan」、「JPN」、「Nippon」、「大和」、「倭」など複数の表現がありますが、類義語辞典のDBを作成すれば、「Japan」と検索した場合でも「日本」をキーワードとした文書を検索することができます。
「文書管理規程」は、その組織における文書管理の憲法とも言えるもので、文書の保存期間についての考え方や廃棄の促進、原本管理、電子化の基準など、組織内の文書管理における基本的なルールがまとめられています。文書管理規程のほか、記録管理規程や情報管理規程など、関連する規程が作成されている場合もあります。
具体的なルールとして「文書分類基準」があり、文書分類基準には、部署別の文書の具体的な保存ルールとして、①保存期間管理、②所在管理、③機密管理・セキュリティについて、各部署で管理される各々の文書・記録を、いつまで、どこに、どのように管理するのかを具体的に示します。
レコードスケジュールとは公文書管理法において、文書作成者が保存期間満了前のできる限り早い時期に一次的な評価選別（移管あるいは廃棄）を行うという新しい方式です。行政機関が行う一次的評価選別を、保存期間満了時に内閣府がチェックすることになっています。
公文書管理法では、レコードスケジュールを行政文書ファイル管理簿に記載し、行政文書ファイル管理簿は、一般に当該行政文書が作成・取得された年度末に作成されるので、「できるだけ早い時期」とは、多くの場合、当該行政文書が作成・取得されて1年以内ということを意味しているが、各行政機関によって異なります。保存期間が満了した行政文書ファイル等については、事前に定められたレコードスケジュールに従って、国立公文書館等に移管するか、あるいは廃棄することが義務付けられています。
廃棄については内閣総理大臣の同意が必要とされ、同意が得られない場合は、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定することとされています。特に保存の必要があると判断した場合には、内閣総理大臣は、当該行政文書ファイル等を保有する行政機関の長に対して、廃棄の措置をとらないように求めることができます（公文書管理法8条2項、4項）。
