アーカイビング方式のタイムスタンプトークンは、タイムスタンプの要求者から受け取った電子文書のハッシュ値に時刻情報を連結したものです。そのタイムスタンプトークンをTSAが保管（アーカイビング）し、利用者は電子文書を検証したい時にその都度TSAに問い合わせて、タイムスタンプトークンの検証を行います。デジタル署名を用いないため、長期間証明できるという特徴があります。
「歴史的に重要な資料を永久的に保存し、公開する施設、あるいはそのような歴史的記録資料そのもの」を意味します。アーカイブズ施設を表す日本語として公文書館、文書館、史料館、資料館など、情報資源としては文書（ぶんしょ／もんじょ）、史料、資料、歴史記録などがこれに当たります。
「歴史的資料の永久保存」の意味で使う「アーカイブ」は、文書のライフサイクルにおいて非現用の段階になった文書の管理のことであり、現用段階の文書の管理である文書管理（レコードマネジメント）とは上流と下流の関係にあります。
歴史的な文書･記録を永久に保存し続けるためには、アーカイブズ機関で受け入れた文書･記録の現状とコンディションを維持し、劣化や破損をもたらす原因をできる限り予防する方策と手段が重要です。永久保存するためには、火災、地震、水害などの災害に対する備えが必要となります。
アーキビスト（archivist）はアーカイブズの仕組み全体を管理する専門職のことです。専門職（プロフェッション）とは、高度な専門知識や技能が求められると同時に、公共への奉仕を志向する職種のことをいいます。
国立公文書館では、国立公文書館長が「アーキビスト認証制度」を2020年（令和2年）3月24日に実施を決定し、2021年（令和3年）1月8日に初めての認証者190名を公表しました。
全文検索における検索技術のひとつ。いろいろなデータ群の中から、自然文で入力された質問文と類似するドキュメントを検索する技術です。
◆ステップ１：「部分文字列の選別」で、質問文からの出現頻度をもとにして、検索に有効な部分文字列を高速に選別。検索精度を維持して検索処理を高速化する技術をもちいているため、質問文が長文であっても問題がないという特徴があります。
◆ステップ２：「スコアの算出」で、文字列の「出現頻度」や「出現集中度」を考慮したスコアを算出する技術です。
アクセス可能性（Accessibility）とは、利用者が求める文書・記録を発見でき、それに到達できるかどうかの可能性のことです。アクセス可能性に影響を与える要因としては、一般的に、目録などのツールの有無と正確性、所蔵機関の所在地（交通の便の良し悪し）と開館時間（利用できる時間帯や時間の長さ）などがあります。
網型データベースは、階層型データベースと同様にデータは親子の関係を持ちますが、階層型と異なり子データに対する親データが必ずしも1つではなく、親多対子多の関係をあらわすことができます。そのためデータは網の目の形式になり、それぞれのデータが繋がるとから、ネットワーク型とも呼ばれます。
網型では、階層型が抱えているデータの冗長や重複は解消されますが、階層型と同様、データベース構造への依存性を強く持っています。階層型、網型ともに、データ構造を理解してプログラムを開発する必要があり、データ構造が変更された場合はプログラムの改変が必要です。これでは、データベース本来の目的である「データの整理・一元化」を実現するのは難しいといえます。
検索対象となる文書について、あらかじめその中に含まれるキーワードを切り出し、どのキーワードがどの文書にでてくるかをまとめたインデックス（索引）を作成します。文書を一から検索するのに比べて遥かに短時間で検索することができます。
国立公文書館中間書庫業務要綱で定められています。
営業上の秘密だけではなく、技術上の秘密も含まれることに留意する必要があります。不正競争防止法での「営業秘密」は、「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術又は営業上の情報であって、公然と知られていないもの」（第2条6項）と定義されています。この定義に含まれるものには、技術上の情報と営業上の情報の二つがあり、前者には、製造上のノウハウ、設計図、実験データ、研究レポート、図面など、後者には、顧客名簿、販売マニュアル、仕入れ先リスト、財務データなどが含まれます。
不正競争防止法上の保護を受けるためには、「秘密管理性」、「有用性」、「非公知性」の3要件を全て満たすことが必要です。企業秘密とされている情報であっても、この3要件を満たしていなければ、営業秘密として不正競争防止法の保護を受けることができません。
子文書には紙媒体の文書にはない構造や機能（ハイパーリンク構造や関数、マクロ機能など）があるため、紙媒体の文書に比べて、どこまでをアーカイブズするのか記録の範囲を特定するのが難しいです。ハイパーリンク構造や関数、マクロ機能などの全てを長期にわたって安定的かつ効率的に保存することは、きわめて困難な上、たとえ保存できたとしても、将来的にそれを閲覧するソフトウェア自体が入手できなくなったり、それを動かすためのOS環境が失われたりしているかもしれません。
電子文書を長期保存するにあたっては、構造や機能を単に再現するための情報までも保存するのではなく、記録としての価値を維持するのに不可欠な「エッセンス」、“その文書の内容と作成のコンテクスト（背景、状況、環境）”を保存することが適切といえます。
