e-文書法！知らないと損する電子化のメリット
近年では、働き方改革などによって文書の電子化が進んでいます。そんななか、企業側が無視できないのが「e-文書法」です。
e-文書法は、どのような法律で企業側がどのような対応を見せないといけないのか、具体的に理解しておく必要があります。
今回は、e-文書法とはどのような法律なのか詳しい内容について解説していきましょう。企業として、どのような対応が必要なのか参考にしてみてください。
e-文書法の概要
e-文書法とは、電子文書における対応について関係する法律です。近年進められているDX化や働き方改革において、重要な要素となっています。
e-文書法の概要としては、下記の通りです。
e-文書法とは、具体的にどのような法律なのか詳しい内容を解説します。
e-文書法とは？
e-文書法（電子文書法）は、紙の文書を電子データとして保存することを法的に認めるための日本の法律です。この法律は、2005年4月に施行され、以降、改正を重ねながら電子化を推進してきました。
従来、税務や商取引に関わる書類は紙での保存が義務付けられていましたが、e-文書法により一定の条件を満たせば電子データでの保存が可能になりました。これにより、企業は文書管理の効率化を図り、保存コストやスペースの削減、業務の迅速化が期待できるようになっています。
また、この法律はデジタル化の促進とともに、社会全体の効率化や環境負荷の低減にも効果が期待できるようになりました。
対象文書とは？
e-文書法の対象となるのは、税務関係書類や商法・会社法に基づく書類を含む広範な文書です。具体的には、決算書や仕訳帳などの会計帳簿、領収書や請求書、契約書、さらには取引に関わる重要な書類が該当します。
ただし、これらの文書を電子化する場合、法的要件を満たさないといけません。例えば、データが改ざんされていないことを証明するためのタイムスタンプの付与、保存データの検索性を確保すること、適切なバックアップ体制を整えることが求められます。これらの要件を満たすことで、紙の文書と同様の法的効力が認められる仕組みとなっているのが特徴です。
対象外の文書
e-文書法の対象外とされる文書も存在します。これには、紙の原本での保存が義務付けられているものや、電子化することで証拠能力が損なわれると判断されるものが含まれているようです。
具体的には、免許証や許可証などが該当します。これらの文書は、法的性質や信頼性の観点から、紙での保存が引き続き求められているようです。このように、e-文書法は幅広い文書を電子化可能とする一方で、一定の制約を設けることで法的信頼性を維持しています。
e-文書法の要件とは？
e-文書法の要件は、いくつかあります。正しく理解しておき、しっかり電子文書を保管しておくことが大切です。
e-文書法の要件としては、下記の通りになります。
e-文書法の要件について、具体的に紹介していくので参考にしてみてください。
見読性の確保
e-文書法における最も基本的な要件の一つが、見読性の確保です。これは、電子データとして保存された文書が、必要なときに明瞭かつ容易に読める状態でなければならないことを意味します。
保存されたデータが画像ファイルやPDF形式であっても、内容をそのまま人間が視認できる状態で保たないといけません。また、適切な機器やソフトウェアを用いれば、保存データが確実に表示されることも条件に含まれます。この要件を満たすことで、紙の文書と同等の可視性と信頼性が確保することが可能です。
完全性の確保
完全性の確保は、保存された電子データが改ざんされていないことを保証するための要件です。電子データは、紙の文書と比べて改ざんが容易であるため、改ざん防止措置が特に重要視されます。
このため、保存データにはタイムスタンプを付与することや、改ざん検知が可能な電子署名技術の利用が推奨されているようです。また、保存後にデータの変更が行われた場合、その履歴が追跡可能であることも必要になります。このような仕組みによって、データの信頼性を維持し、法的効力を担保しているようです。
機密性の確保
e-文書法では、保存された文書の機密性を保護することも求められます。特に、取引情報や個人情報を含む電子データの場合、不正アクセスや漏洩から保護するための措置が必須です。
これには、パスワードの設定やアクセス権限の厳格な管理、保存システムのセキュリティ対策が含まれます。また、外部からのサイバー攻撃への耐性を高めるため、ファイアウォールや暗号化技術の導入が求められることもあるようです。
この要件は、デジタル化が進む社会において、顧客や取引先からの信頼を維持するためにも重要な役割を果たします。
検索性の確保
最後に挙げられる要件が、保存された電子文書の検索性の確保です。e-文書法では、保存されたデータが容易に検索可能であることが義務付けられています。
具体的には、文書の日付、取引先名、文書番号などの基準で迅速に検索できるような仕組みを設けることが必要です。この要件を満たすことで、必要なデータを短時間で特定でき、業務効率の向上が図れます。また、法的な監査や税務調査などの際にも、迅速に文書を提出できることが求められるため、この検索性が重要な役割を担っているようです。
文書を電子化するメリットについて
文書を電子化するメリットは、いくつかあります。具体的に、文書を電子化するメリットとしては、下記の通りです。
文書を電子化するメリットについて、詳しく解説します。
紙の保管スペースやコスト削減
文書を電子化する最大のメリットの一つは、コスト削減につながる点です。紙の文書を管理する場合、印刷代や紙の購入費用、保管スペースの確保など、多くの直接的なコストが発生します。
また、大量の文書を長期間保管する場合、専用の倉庫やキャビネット、さらには管理業務にかかる人件費も必要となるでしょう。一方で、文書を電子化すれば、データはデジタルストレージに保存されるため、物理的なスペースが不要になり、これらのコストを大幅に削減できます。
さらに、クラウドストレージの活用により、データの保存コストを抑えつつ、安全性や拡張性を確保することが可能です。こうした経済的な利点は、多くの企業が電子化を進める大きな動機となっています。
検索性向上による業務効率化
電子化された文書は、検索や共有が容易であるため、業務効率化に直結します。紙の文書では、目的の情報を探し出すのに時間がかかったり、関係者間での共有が手間取ったりすることがありますが、電子データなら検索機能を活用して瞬時に目的の情報にアクセスすることが可能です。
また、複数の関係者が同時に同じ文書にアクセスできるため、業務のスピードが向上します。さらに、電子化された文書はワークフローシステムや他のデジタルツールと統合できるため、承認プロセスの迅速化や自動化も可能です。これにより、煩雑な事務作業が減り、社員がより重要な業務に集中できる環境が整います。
働き方改革に繋がる
文書の電子化は、働き方改革を推進する上でも大きな役割を果たします。特に、リモートワークやフレックスタイム制の導入が進む中で、電子化された文書は時間や場所に縛られずにアクセス可能であるため、柔軟な働き方を実現することが可能です。
クラウドサービスを利用すれば、自宅や出張先からでも必要な文書にアクセスできるため、オフィスに出向く必要がなくなり、従業員の負担を軽減できます。また、電子化はペーパーレス化にも貢献し、環境への配慮を示す企業姿勢として、社員の意識向上やエンゲージメントの強化にもつながるでしょう。
このように、文書の電子化は単なる業務改善に留まらず、社員一人ひとりの働きやすさや生産性向上を支える重要な取り組みとなります。
コンプライアンス強化
電子化された文書は、データの改ざん防止やアクセス管理の強化が可能となり、コンプライアンス向上に直結します。紙の文書では、不正な書き換えや紛失のリスクがあり、保管場所の制約からアクセス制御が難しい場合がありますが、電子データならアクセス権限の設定により、閲覧・編集の制限を厳格化できます。
さらに、電子化された文書はタイムスタンプや変更履歴の管理が可能であり、法的証拠能力の確保が容易になります。また、法令で求められる保管期間の遵守や適切な記録管理が実現します。これにより、監査対応や情報開示請求への迅速な対応が可能となり、企業の信頼性向上に寄与します。
e-文書法に対応できる信頼できる業者に依頼する
e-文書法に適応するためにも、文書の電子化を図る必要があります。しかし、今まで紙媒体で保管していたのに、文書を電子化するには手間やコストがかかるでしょう。
そんなときは、NRM（日本レコードマネジメント株式会社）にご相談ください。適切なシステムの構築をサポートし、企業様に合った文書の保管方法をご提案させて頂きます。
実績豊富で電子文書化の対応サポートを提案できる
NRMは過去に、さまざまな企業にサービスを提供してきた実績から、電子文書化の対応サポートを適切に提案させて頂くことが可能です。さまざまな業種・業態にサービスを提供してきたので、安心してご依頼頂けます。
電子文書に必要なシステム構築のサポートをさせて頂くので、電子化にお困りの際はお気軽にご相談ください。
中立的な立場でツールの組み合わせを提案できる
文書の電子化を行うためには、電子文書保存のためのシステムを構築する必要があります。そのためには、いくつかのツールの組み合わせを選択し、導入する必要が出てくるでしょう。
NRMなら、ベンダーフリーの立場から、適切なツールの組み合わせを提案させて頂きます。情報資産の価値を最大化させるきっかけになるので、ぜひご相談ください。
e-文書法に対応するため電子システムを構築しよう
e-文書法は、働き方改革やオンラインでの対応を実現するため、今後も必要な法律となってきます。そのためにも、企業側は文書を電子化するための対応が求められてくるでしょう。
NRM（日本レコードマネジメント株式会社）なら、過去の実績から文書の電子化を行う対応をご提案させて頂きます。お気軽にご相談ください。
