情報資産管理の重要性とは？

情報資産管理は企業にとって不可欠です。
情報資産管理が企業にとってなぜ重要なのか、その理由と具体例を詳しく紹介します。

 1. 情報のデジタル化で資料が増えている

情報のデジタル化が進む一方で、多くの組織では依然として紙ベースの情報保管も継続しており、その結果、管理の重複が発生し、効率的な検索や取り扱いが難しくなっています。デジタルデータと紙の文書の双方を管理することで、情報量は急激に増加し、特に紙ベースの管理はますます困難になっています。

このような状況では、情報資産管理の重要性が一層高まり、デジタル化の積極的な推進と情報を整理し適切に管理することが急務です。これにより、情報の機密性、完全性、可用性を確保し、情報の迅速なアクセスと利用を可能にする体制を整えることが重要です。

さらに、情報資産管理における重複した作業を削減することにより、業務の効率化が期待されます。

2. 情報を活用できる場が広がっている

情報資産管理の重要性は、情報を活用できる場が広がっている現状とも深く関連しています。クラウドサービスやモバイル技術の普及により、情報へのアクセス方法が多様化しており、これを適切に利用することで業務の改善や効率化を図るきっかけになるでしょう。

また、ビッグデータや人工知能などの技術の進歩により、情報を分析し、洞察を得る機会も増えています。情報資産管理は、これらの技術を活用して情報の価値を最大限に引き出すためにも、不可欠な役割を担っています。

3. サイバー攻撃に備える

情報資産管理の重要性には、サイバー攻撃への備えも含まれます。組織が保持する情報は、しばしばサイバー攻撃のターゲットになり得るため、これを防ぐことが重要です。

機密情報や個人情報を含む情報が漏洩することや、システムが攻撃により破壊されるリスクがあると、組織に深刻な損害をもたらす可能性があります。情報資産管理を通じて、セキュリティポリシーの策定やアクセス制御の強化を行うことで、これらの情報をサイバー攻撃から守るための堅固な基盤を築くことが重要となります。

 

情報資産管理の方法について

情報資産管理の体制を構築することは、企業にとって大切な財産を守ることに繋がります。しかし、情報資産管理を行うためには、専門的な知識やノウハウが必要です。

適切な管理方法を理解しておかないと、情報資産の漏洩や紛失に繋がる恐れがあります。

ここでは、情報資産管理の具体的な手段をいくつか紹介します。

1. 情報資産管理の一元化と検索システムの導入

情報資産管理台帳は、組織が所有する重要な情報資産を一元的に管理するための極めて重要なツールです。これを適切に作成し管理することで、情報資産の所在が明確になり、必要な時に迅速にアクセス可能となります。

情報資産を一元管理することにより、検索が容易になり、情報漏洩の早期発見や対応が可能になるため、予期せぬトラブルにも迅速に対応できるようになります。さらに、効果的な検索システムの導入も不可欠です。これにより、大量のデータの中から瞬時に必要な情報を見つけ出すことができるため、組織の情報管理効率が大幅に向上します。

2. リテンション管理などのルールを制定する

情報資産の適切な管理には、リテンション管理が欠かせません。これには、保存期間やその他のルールを定めることが含まれます。保存期間中は、文書やデータを適切に保管し管理する必要があります。

特に、法的要件や業界の規制に準じて情報の保存期間を設定することは、情報を正しく保管する上で非常に重要です。

保存期間が終了した後は、情報を安全に廃棄または削除するための適切な措置が必須です。これにより、情報が保管されている期間を明確に管理することが可能になります。また、このプロセスは情報の爆発的な増加を抑制する効果も期待できます。

3. バックアップを用意する

情報資産の保護には、定期的なバックアップが重要です。バックアップを行うことで、データの削除や改ざんへの効果的な対応ができます。

トラブル発生時にも、事前に取っておいたバックアップから迅速にデータを復元することが可能です。定期的なバックアップ計画を立て、情報資産を随時元の状態に戻せるように管理しましょう。さらに、バックアップデータを遠隔地に保管することで、災害時などの緊急事態にも対応でき、データの損失を防ぎ、リスク管理にも寄与します。

情報資産管理におけるセキュリティ対策

情報資産管理を行うなら、セキュリティ対策を講じておくことが大切です。セキュリティが不十分な場合、情報漏洩や紛失などの重大なトラブルに直面するリスクが高まります。

ここでは、情報資産管理で重要となるセキュリティ対策を解説します。

1. 記憶媒体を管理する

記憶媒体（ハードディスク、USBドライブ、外付けストレージなど）の適切な管理は、情報資産管理の中で重要なセキュリティ対策の一環です。それぞれの記憶媒体に適したアクセス制御ルールを設定し、情報漏洩や紛失のリスクを軽減することが必要です。

例えば、記憶媒体の持ち出しを制限するルールを設けることは、外部への情報漏洩を防ぐために重要です。持ち出しが許可された場合でも、そのリスクが高まることを認識する必要があります。

さらに、機密性の高いデータを含む記憶媒体は、暗号化することが推奨されます。この対策により、データが盗難や紛失に遭っても、情報が第三者に読み取られることがないように保護されます。

2. アクセスログや操作ログの保存

アクセスログや操作ログの保持は、情報資産管理において極めて重要なセキュリティ対策です。これにより、どのユーザーがどのような操作を行ったかを正確に記録し、監視するためのシステムを整備することが必要です。

ログを保持することで、内部からの不正行為を未然に防ぐことが可能となり、万が一トラブルが発生した場合にも、ログデータを分析することで原因を特定しやすくなります。さらに、定期的にログのレビューを行うことで、セキュリティの穴を発見し、対策を講じることができます。このような取り組みは、組織の情報セキュリティ体制を継続的に強化するのに役立ちます。

 

3. セキュリティ担当者を決める

組織内にセキュリティ担当者を決めることも重要です。担当者は、組織のセキュリティポリシーを策定し、従業員に遵守させる役割を担います。

また、セキュリティインシデントへの対処や予防措置の実施も担当者の義務となるため、的確な対応が求められるでしょう。

他にも、従業員への定期的なセキュリティトレーニングを提供することで、情報セキュリティに対する意識を高め、セキュアな行動を促すことが重要です。これにより、従業員がセキュリティの重要性を深く理解し、日常業務において安全な行動を取ることができるようサポートする必要があります。

情報資産管理をNRMのスタッフがサポート

情報資産管理は、企業が事業運営を続けるうえで重要な役割を担っています。情報資産管理を徹底することで、企業が安定して事業運営を行うことが可能です。

しかし、情報資産管理を行うためには、専門的な知識やノウハウが求められます。適切に管理できなければ、情報漏洩や流出といったトラブルの原因になる恐れがあるでしょう。

情報資産管理に悩んでいるなら、NRM（日本レコードマネジメント株式会社）にご相談ください。NRMのスタッフは情報資産管理に関する知識やノウハウを持っているため、企業に合ったサービスをご提案させて頂きます。

 

1. ルール作成から教育体制構築までワンストップサポート

NRMの専門スタッフによるワンストップサポートで、情報資産管理のルール作成から教育体制の構築まで全面的にサポートいたします。社内での情報資産管理が難しい場合でも、適切なアドバイスを基に体制整備をお手伝いします。

情報資産管理体制が整っても、全従業員にルールの徹底が不可欠です。NRMでは、専門スタッフが教育研修の資料作成も含めた総合的なサポートを提供しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。これにより、効果的な情報資産管理を実現し、企業の安全と効率を向上させることが可能です。

2. 情報資産管理専門スタッフによるシステムの構築サポート

NRMの情報資産管理専門スタッフは、情報資産管理における有効なシステムの構築をサポートいたします。専門的な知識と豊富な経験を持つスタッフが、迅速かつ効果的に体制構築を支援するため、お客様のニーズに応じた最適な計画を立案します。

企業に最適な情報資産管理システムの設計から実装まで、一貫して対応いたします。また、ベンダーフリーの立場から、最も適したソリューションを提案することで、情報資産を正しく安全に管理するための全面的なサポートを行います。

情報資産管理でお悩みの方は、お気軽にご相談ください。NRMは、お客様の情報資産を守るための強力なパートナーとして、最適な解決策を提供いたします。

 

3. ISO15489に基づいた管理システムの導入サポート

ISO15489（文書管理国際基準）は、情報および文書管理のための国際基準であり、文書管理システムの設計、導入、運用に関するガイドラインを提供しています。これに基づいた管理システムの導入を支援することにより、企業や組織が文書やレコードをより効率的かつ効果的に管理できるようにします。

当社では、お客様の貴重な情報資産を保護するための専門的な支援を提供しており、社会的信頼性の向上にも寄与します。専門スタッフが最適な管理方法を提案し、安心して情報資産の保護と事業運営を続けることが可能です。

信頼性の高いパートナーシップを提供するため、情報資産管理に関するお悩みやご相談があれば、どうぞお気軽にお問い合わせください。

情報資産管理の重要性を理解して体制を構築しよう

情報資産管理は、企業が安定して事業を運営し続けるために不可欠です。情報が外部に漏れると、企業の信頼性が大きく損なわれ、最悪の場合は事業の継続が困難になることも考えられます。

NRMでは、情報資産管理の体制構築から教育研修資料の作成に至るまで、一貫してサポートを提供しています。情報資産の漏洩を防ぎ、企業が信頼されるブランドを維持するために、専門チームが全力でバックアップします。

お困りの際は、ぜひNRM（日本レコードマネジメント株式会社）にご相談ください。私たちは、企業が信頼性を保ちながら安全に事業を運営できるよう、専門知識と経験を活かして支援します。