文書の電子化は社内？専門業者？それぞれのメリットとデメリット
紙文書から電子文書への移行を考えている企業は、自社リソースで実施すべきか専門業者へ委託すべきか悩んでしまうかと思います。
情報検索による業務効率の向上、コスト削減、環境保全、セキュリティリスクの低減など数多くのメリットがある文書の電子化を実施する企業は、新型コロナウイルス感染拡大や働き方改革の推奨を背景に着実に増えてきています。
しかし、長らく定着してきた紙文書から電子文書への移行は、いざ導入しようと思ってもすぐに実施できるわけではありません。自社リソースで行うか専門業者へ委託するかでも、大きく取り組み方が異なります。
この記事では、文書の電子化を社内で実施するか専門業者に委託するか悩んでいる方がどちらを選択すべきなのかを、それぞれのメリットデメリットを紹介しながら解説していきます。
文書の電子化を社内で実施するメリットとデメリット
まずはじめに、文書の電子化を社内リソースで実施する場合のメリットとデメリットをまとめて紹介していきます。
メリット
自社リソースで文書の電子化を実施するメリットは、主に以下の点です。
- 外注よりもコストが安く済む
- スケジュールを自由に組める
- 自社の情報が外部に漏れない
- 好きなシステムやルールを構築できる
- 従業員へメリットを共有しやすい
最大のメリットは、専門業者へ外部委託するよりもコストが安く済むという点です。電子化するために必要な電子機器をすでに持っている場合は購入しなくても良いのでさらに安くなり、従業員と共に電子化を進めていく過程でメリットを享受しやすくなるというメリットもあります。
また、文書を電子化していくスケジュール、システム、ルールをすべて自社で構築していけるというメリットも見過ごせません。外部へ委託すればどうしてもその専門業者の意向が入ってきてしまうものですが、自社であればスケジュールからシステムまですべてを自由に作れるため、従業員などと相談しながら理想の形を構築できます。
紙文書から電子文書へのスキャニングに関しても自社リソースで行えば専門業者へ委託するよりも安いですし、安心感もあります。さらに、自分たちで文書や書類の選定作業をすることで新たな発見があるかもしれません。
デメリット
自社リソースで文書の電子化を実施するデメリットは、主に以下の点です。
- 従業員の手間がかかる
- 膨大な時間と人件費が必要
- システムの構築が大変
紙文書を電子文書へ変更する作業は、膨大な時間と手間がかかります。どれ位の量の紙文書を電子化するかでも当然かかる手間と時間は変わりますが、自社リソースでその作業を行う場合は当然ですがその間は業務に従事できないわけですから、その分の労働生産性が失われるというデメリットを考慮しなければいけません。
さらに、電子文書を管理するシステムを自社で構築するのは非常に大変です。従業員の手間と管理を軽減するために電子文書を導入したにもかかわらず、システム構築や移行へかかる作業に手間と時間がかかっては本末転倒です。
外注するよりも費用を安く抑えることができ、なおかつ従業員にメリットを享受しやすいというメリットはあるものの、これらのデメリットの存在は必ず覚えておきましょう。
文書の電子化を専門業者に委託するメリットとデメリット
続いては、文書の電子化を専門業者に委託するメリットとデメリットを紹介していきます。
メリット
文書の電子化を専門業者に委託するメリットは、主に以下の点です。
- 要望を伝えるだけで実現してくれる
- クォリティが高いシステムの構築
- セキュリティ対策が万全
専門業者へ委託する最大のメリットは、クォリティが高く自社の要望にすべて応えるシステムを構築してくれるという点です。基本的に外部へ委託する場合は要望を丸投げするだけなので従業員の手間もかかりませんし、専門業者なので文書管理システムも検索機能がついているなど、自社で構築するよりも高品質なシステムが提供されます。
さらに外部の専門業者へ委託する方がセキュリティ対策も万全なので、万が一の災害などでオフィスなどに被害が遭ったとしても、被害を最小限に抑えられます。
企業における文書の電子化は長期的な取り組みなので、費用対効果の高さを考えれば外部委託を推奨します。紙文書から電子データへの移行に毎回従業員の手を使うのであれば、委託している業者へ丸投げするという方が長期的な費用対効果は高いと言えるでしょう。
デメリット
文書の電子化を専門業者に委託するデメリットは、主に以下の点です。
- 自社リソースで実施するよりも費用が高い
- 外部へ自社の情報を渡さなければいけない
自社リソースで行っても従業員の人件費という費用は掛かりますが、専門業者へ構築から運用までを委託する方が当然ですが費用は高額です。これをデメリットと捉えるか、企業の利益を上げるために必要な初期投資であると考えるかはそれぞれですが、文書の電子化が間違いなく企業へ多くのメリットを与えることは間違いありません。
もうひとつのデメリットは、自社で保有している外部流出厳禁の情報資産を外部へ渡さなければいけないという点です。企業の未来を左右する重要文書、開発ソースコード、顧客の個人情報、従業員の人事情報など、企業には多くの重要書類があります。
それらを外部へ委託し、悪用されたらどうしようという不安は付き物かと思います。そのため文書の電子化を依頼する専門業者はすぐに決めるのではなく、厳しく精査して信頼できる業者を選択しましょう。
専門業者に文書の電子化を依頼しようとしている方へ
スキャンの手間を省きクォリティの高いシステムを構築してくれる専門業者ですが、実際に依頼する時に覚えておくべき点を紹介していきます。
目的と分別
文書の電子化を専門業者へ依頼する前に、自社が電子化へ移行する目的と電子化すべき文書を分別しておくと非常に楽に話が進みます。
- 検索による作業効率の向上
- コスト削減
- 環境保全
- 省スペース化
ペーパーレスになることで紙文書をオフィスに保存しておかなくても良いのでオフィスの省スペース化を実現できると共に、検索による目当ての文書や書類をすぐに見つけられるようになる文書の電子化。紙を使わないのでコスト削減になり、森林伐採を抑制する環境保全という観点から見ても素晴らしい取り組みです。
自社にどのような課題があり、文書の電子化を導入するとどんな恩恵を主に得られるのかを事前に全従業員が理解していると、専門業者への依頼だけでなくその後の運用に関してもスムーズに進められます。
文書を電子化するとオフィスにいなくても全従業員が必要文書や書類をどこにいても閲覧することができるようになるため、リモートワークに最適です。新型コロナウイルス感染拡大防止の影響でリモートワークを導入した企業は、従業員が自宅にいてもオフィスにいる時と同様の仕事に従事できるようにするため、文書の電子化を導入すると言えば従業員の理解もすぐに得られるでしょう。
また、すべての文書を電子化するのではなく必要文書のみを電子化することで、専門業者へ依頼しても無駄なコストを節約できます。頻繁に利用するもの、企業活動における従業員の閲覧数が多い文書や書類を優先するため、専門業者へ委託する前にある程度の分別は先にしておくことを推奨します。
信頼できる業者の選び方
自社の情報を外部へ委託するというデメリットを払拭するためにも、信頼できる専門業者を選びたいもの。大切な情報資産を扱う業者になりますので、安易に決めるのではなく以下のポイントに注目しながら選別してみましょう。
- スキャニングの品質
- Pマークを取得している
- サービス内容と相場が適正か
品質、機密保持、サービス内容と値段のバランス、専門業者を選ぶためにはこの3点に着目しながら選別して下さい。
スキャニングの品質が高く構築されるシステムの使用感が良くてもあまりに費用が高ければ費用対効果が見合っていない可能性がありますし、どれだけサービス内容と費用が安くてもPマークを取得していない業者では信頼に足りません。
文書の電子化を専門業者へ依頼する際は、自社が妥協できる点と譲れないポイント、そのバランスを考えながら、長く付き合える業者を選ぶようにしましょう。
まとめ
文書の電子化を社内で実施する場合、外部へ委託する場合のメリットとデメリット、専門業者へ委託する際に気を付けるべき点について紹介してきましたが、参考になりましたか？
自社リソースで行うにしても外部へ委託するにしても、どちらにせよメリットとデメリットがありますので、自社の規模や目的に合わせて適切な選択をしましょう。
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