情報資産とは？

情報資産は、企業経営における重要な経営資源です。企業を形成する基本要素である人、金、物の重要性についてはなんとなくイメージできると思います。人がいなければ企業として機能しません。お金がなければ設備投資や経営継続が不可能となります。また、販売する商品やサービスなどの物がなければ企業として利益を上げることはできません。企業経営において人、金、物と同様の価値を誇る情報資産とは、企業活動で収集した情報のことです。

• 従業員の人事情報
• 顧客情報
• 社内資料
• 開発ソースコード
• 書類（見積書、請求書、注文書）
• 契約書、報告書、マニュアル、議事録、図面等

これらの情報は、企業活動において日々蓄積され続けるものです。ICTの普及により今までは紙で保存していた情報は、デジタル化されました。デジタル化した情報資産を適切に管理する取り組みが必要になり、蓄積した情報資産の分析や解析、遂行の重要性も増しました。たとえば、一見すると無意味とも思える顧客とのやり取りログでさえもすべて情報資産として保存しておくことで、蓄積されたデータを分析して将来的に資産価値を生み出すというケースも十分に考えられます。日々の企業活動で蓄積していく情報資産を適切に取り扱うことで、ICTによる技術革新が進化する現代社会の波を乗り越えられるのです。

企業にとっての情報資産の重要性

多くの企業がインターネットの活用が増え、現代社会において、情報資産に対する適切な取り組みが必要不可欠なものです。ここからは、企業が情報資産を適切に管理する重要性について解説していきます。

情報漏洩を防ぐ

企業には、決して外部に漏洩してはいけないさまざまな情報資産があります。従業員や顧客の個人情報はもちろん、契約書や社内技術情報なども決して外部に漏洩してはいけないものです。万が一漏洩してしまった場合は、自社のビジネスへ直接的な被害を与えるだけではなく、取引先へも被害の及ぶ可能性があるのです。企業活動で常に意識すべき点は、情報資産は常に狙われているという意識をもつことです。

• 外部からのサイバー攻撃
• 内部不正

現代社会では、紙からデジタルへと情報資産の管理方法が変わってきています。悪意がある第三者からのサイバー攻撃や、内部の人間による不正やトラブルによる情報漏洩も増加しています。情報セキュリティには、細心の注意を払わなければいけません。企業による適切な情報資産の管理は、企業経営の存続を脅かす危機に陥る可能性がある情報漏洩を防ぐ効果があります。情報資産は企業活動において欠かせない重要なものなので、情報漏洩のリスクを常に想定し、適切な取り組みが求められています。

経営効率の向上

情報資産を適切に管理することで、経営効率の向上に繋がります。とくに最近は新型コロナウイルス感染拡大の影響により、テレワークが増加しています。テレワークでは、離れた場所で働く従業員が増えることにより、情報資産を適切に管理することが必要不可欠になりました。外で働く従業員が必要な書類や資料を閲覧しようと思った時に探す手間がかかるからです。資料をデジタル化していなくてオフィスで紙文書として保管していた場合、わざわざ資料を閲覧するためだけに出社しなければいけません。オフィス外でもWEBサイトやSNSで企業や商品・サービスをブランド化し、知名度や信頼性を高めることもできます。

情報資産をめぐる最近の動き

企業のもつ経営資源として活用されている現代社会では、外部または内部から情報資産を漏洩の脅威から守らなければいけません。情報資産をめぐる最近の動きとしてまず考えたいのが、企業が情報セキュリティ対策に対してどのような意識を持っているのかという点です。

日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて、2020年1月に3,549人を対象に行った調査によると、企業の情報セキュリティ対策が万全だと認識している人の割合は半数未満だということが明らかになりました。

• 万全だと思う⇒5.2％
• まあ万全だと思う⇒38.7％
• どちらとも言えない⇒33.8％
• あまり万全だとは思わない⇒15.5％
• 万全だとは思わない⇒6.8％

情報資産をめぐる最近の動きとして必ず覚えておかなければいけない点は、悪意のある第三者からの脅威は常に付きまとっているということです。上記結果からも、情報セキュリティ対策が万全ではない一般企業が標的になるケースが最も多いことがわかります。企業経営の根底を成す情報資産の管理は適切に行わなければいけません。

情報資産と文書管理

前述したように情報資産とは、企業活動で収集したさまざまな情報です。企業が抱える情報資産を高度に活用し、さまざまなリスクの低減も実現することができるマネジメントのことを文書管理と言います。簡単に説明すると文書管理とは、企業で作成された情報文書の作成から廃棄に至るまでを適切な方法で体制的に統制するということです。企業活動において日々蓄積していく情報資産は、ただ保存しておくだけでは価値を見出すことはできません。

情報資産と文書管理はよく混同されて使われてしまっています。情報資産を活用するマネジメントが文書管理であると覚えておくと区別できます。情報資産を適切に文書管理することで、企業は以下のメリットがあります。

• 業務効率化
• コスト削減
• 企業コンプライアンス強化

まとめ

情報資産の基礎知識と企業における重要性に重点をおいて説明してきましたが、参考になりましたか？

契約書、報告書、議事録、マニュアル、図面といった情報資産は今までは紙で取り扱っていたのが一般的でしたが、現在は多くの企業がデジタル化へと移行しています。ICT技術の革新は今後も止まらないムーブメントなので、データ化された情報資産を適切に管理し企業の価値を高めるために活用し続ける体制の構築は必要不可欠です。情報資産の管理にお悩みの方は、豊富な導入実績がある日本レコードマネジメントへお気軽にお問い合わせくださいませ。