Microsoft Office ファイルの電子文書について詳しく解説します
Microsoft Officeファイルは、ハードディスクやネットワーク、クラウドにDVDなど様々な媒体に電子情報として保存ができます。
そんなMicrosoft Officeのアプリケーションについて、詳しい内容を解説していきますので参考にしてみてください。
Microsoft Office ファイル
Microsoft Office ファイルとは
Microsoft Officeとは、 Microsoft社のビジネス用アプリケーションであるWord、Excel、PowerPoint、Accessなどを1つにまとめたパッケージ製品のことで、Microsoft Office ファイルとは、それらのアプリケーションで作成したファイルのことを指します。Microsoft Officeに含まれるアプリケーション間では、データの連携や文書の共有も簡単に行うことができます。
Microsoft Office のファイル形式
a.過去のOffice 97～2003のWord、Excel、PowerPointのファイル形式
過去のOffice 97～2003の各アプリケーションのファイル形式がMicrosoft独自であり、対応するアプリケーション以外では利用することができません。なお、Office 97～2003のバージョン間ではファイルの互換性が保証されており、どのバージョンで保存したファイルでも正常に開くことができます。
b.Office 2007以降のWord、Excel、PowerPointのファイル形式
「2007 Microsoft Office system」（以下Office 2007）では、大幅にファイル形式が変更されました。Office 2007から「Open XML」（Microsoft Office Open XML Formats）というファイル形式を導入したからです。Open XMLは2008年4月にISO標準規格として承認されており、仕様が一般に公開されているのでサードパーティ（他社のOSやパソコンなど向けに、その機種で使うことのできる周辺機器やソフトウェアを開発して販売する企業）の利用が広く可能となりました。これにより、従来のOffice 97-2003のファイル形式とは互換性がなくなりましたが、汎用性のあるフォーマットの文書に生まれ変わったのです。
Office 2007以降で保存された文書は、拡張子はdocx、xlsx、pptxのように独自の物が付いていますが、ファイルの実態は複数のXML文書をZIP（圧縮ファイル）したものです。拡張子を「zip」に変更して解凍すれば、複数のXML文書と画像データが含まれていることが分かります。しかし、圧縮されているといってもOffice 2007以降では、ファイルを開くと自動的に解凍され、ファイルを保存すると自動的に圧縮するので、ユーザーは圧縮を意識することなく、通常の「開く」と「保存」の操作で利用することができます。
この新しいファイル形式によって、ファイルサイズは最大で75%小さくなりました。また、XMLで完全に文書化され、ロイヤリティ（著作権使用料、特許権使用料）フリーでライセンス提供されているので、サードパーティアプリケーションから直接的なアクセスが可能となりました。さらに、デフォルトのファイル形式にはマクロ（作業を自動化する機能やプログラム）などの実行可能コードが含まれていないため、コンピューターウイルスの感染を防止することができます。これにより、Office2007以降で作成されたデータファイルは、安全にWeb上で交換したり、電子メールの添付ファイルとして送信したりすることができるようになりました。
近年、Microsoft社は、Officeの持つプログラム類を、常に最新ツールを提供するサブスクリプションサービス（料金を支払うことで一定期間サービスを受けられる方式）として、Microsoft365により提供が行なわれています。このサブスクリプションサービスを受ける契約期間内では、常に最新の機能、修正プログラム、セキュリティ更新プログラムを継続的に入手でき、技術サポートも入手できるようになっています。さらに、オンラインストレージと、リアルタイムでファイルでの共同作業などが追加で利用できます。
まとめ
現在では、Microsoft Office を使用するユーザーは Office ファイルを ODF 形式で保存できるようになりました。しかし、Open XML 形式 (.docx/.xlsx/.pptx) は、サポートされているすべてのバージョンの Microsoft Office の既定の形式であり、サポートされていない機能を使用し、ODF で Office ファイルを保存すると、ファイルを操作する方法が変更され、コンテンツが失われることがあります。特定の理由がない限り、Office ファイルに使用することをおすすめします。
電子化文書の保存・管理方法など、文書管理にまつわるコンサルティングやアウトソーシングをご検討の際は、文書管理のプロフェッショナル、日本レコードマネジメントまで気軽にご相談ください。
