文書管理システム活用のメリットは、いつでも情報を取り出せて情報共有が効率化することです。必要に応じて紙文書を電子化するとともに、データに「検索性」を持たせることが重要です。データベース（DB）は強力な検索機能を実現します。

文書管理システムの仕組み

一般的には、実際の文書（ファイル）はファイルサーバーに格納され、メタデータやインデックスなどは、検索用のDBサーバーに蓄積されます。信頼性の高いDBサーバーの機能を使って、ファイルサーバーに格納されている膨大な情報の中から、必要な文書の検索を行います。検索条件が複数ある場合にも、AND条件やOR条件を指定でき、柔軟に検索することができます。文書管理システムによっては、データベースにメタデータを置くだけでなく、様々な文書（ファイル）を保存する手法をとっているものもあります。

データベースの検索機能

メタデータ検索

メタデータ中に含める情報には、タイトル、作成者名、作成年月日、主題、抄録、フォーマット、識別子などがあります。文書の内容からメタデータを自動的に抽出するシステムもあれば、ユーザーがメタデータを登録するシステムもあります。メタデータをDBに登録することで、メタデータ検索を実現します。

全文検索（インデックス）

検索対象となる文書について、あらかじめその中に含まれるキーワードを切り出し、どのキーワードがどの文書にでてくるかをまとめたインデックス（索引）を作成します。文書を一から検索するのに比べて遥かに短時間で検索することができます。

類義語検索

文書管理システムによっては、効果的に全文検索を行うために、類義語検索機能を用意しているものがあります。例えば、日本を表すには、「日本」の他にも「Japan」、「JPN」、「Nippon」、「大和」、「倭」など複数の表現がありますが、類義語辞典のDBを作成すれば、「Japan」と検索した場合でも「日本」をキーワードとした文書を検索することがでます。

版管理（バージョン管理）

文書を上書き保存した際、保存する前の文書を自動的に別ファイルとして管理します。文書毎の版情報を管理することで、必要な版の文書の検索や抽出が可能となり、文書を誤って更新した際の回復に利用することができます。

リンク情報と親子情報

ドキュメントに対する子ドキュメントや関係ドキュメントをDBに登録することで、親子ドキュメントや関係文書の検索や抽出が可能となります。

まとめ

瞬時に必要な情報を見つけ出すことができれば、業務効率は飛躍的に向上します。文書管理システムに検索性を実現するデータベースについて簡単に説明してきました。膨大な情報資産の戦略的な運用管理には、DBのみならず、ICTやストレージ関連（紙・電子）、分析統計システムなど、様々なツールを適切に組合せて活用することが大切です。

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