電子化文書と電子文書の違いをご存じですか

2022/05/30

「ボーンデジタル」という言葉をお聞きになったことはありますか？パソコンなどで最初から電子的に作成した文書がこれにあたります。例えば、WordやExcelをはじめ、CAD、DTP、会計ソフトなどで作成されたデータが「電子文書」です。では「電子化文書」とはどんな文書を指すのでしょうか。

電子化文書とは

「電子化文書」とは、紙として保管されていた文書をスキャナなどで読み込み、コンピュータで扱えるデータに変換した文書のことをいいます。一方冒頭にお話ししましたが、最初からパソコンなどで作成された文書、例えばWordやExcel、その他アプリケーションソフトで作成されたデータが「電子文書」です。この2つの用語はよく似ていますが、その扱いには企業や組織が遵守しなければならない法令上の要件に明確な違いがあるため、注意が必要です。

電子化は、なぜ必要なのか

2005年に施行されたe-文書法により、紙による保存を義務付けられていた国税関係の契約書や請求書といった書類について、データとして保存することが可能となり、電子化が進んでいます。e-文書法とは、従来紙による保存が義務付けられていた文書を、一定の条件の下でスキャニングして電子化文書として保存することを認めた法律です。ただし、注意を要するのは、このような電子保存が認められる文書の範囲や保存方法の細目については、それぞれの主務官庁の省令で定めるとされていることです。e-文書法に適合するために、文書の重要性や、改ざん・漏えいなどが発生した場合の影響の大きさなどを勘案して、各府省令で具体的な読み取り要件を定めています。

e-文書法に基づく電子化要件に関し、各主務官庁の省令中、最も厳格な要件を定めている国税関係帳簿書類については「電子帳簿保存法」の規定に従います。経済界や企業からの規制緩和に対する強い要望もあり、電子帳簿保存法は、2015年度（平成27年度）、続いて2016年度（平成28年度)の税制改正で、スキャナによる保存要件が大幅に緩和されました。

さらに、2019年度（令和元年度）にも制度改正が行われ、年々規制緩和としての制度改正が行われています。中でも2017年（平成29年）1月以降デジタルカメラやスマートフォンなどでの撮影が可能になりました。ただしデジタルカメラやスマートフォンなどで読み取った後も、手持ちの領収書やレシートはすぐには廃棄できず、ある一定期間保存しなければならない点には注意が必要です。

省令	財務省	経済産業省	厚生労働省
対象	契約書、領収書、請求書、注文書、見積書など	定款、業務規程、会員名簿、議事録、業務関係など	診療録や調剤録など、厚生労働省の定める書類
解像度	200dpi以上	150dpi以上	なし
カラー	RGB 各色256 階調以上、もしくはグレースケール	カラー／グレースケール	なし
補足	「可視性を確保」、「真実性を確保」、「税務署長の事前確認制度」の要件を定義。	基本的な要件として、「見読性」、「完全性」、「機密性」、「検索性」を定義。対象となる文書の内容や事故が起きた時などに及ぼす影響の範囲などに応じて、「見読性の確保だけが求められるレベル」から、「4つの要件すべてが必要となるレベル」までがある。

電子化にはコストがかかるが…

ペーパーレス化に移行するには、書類のデジタル化に加え、機器の導入コストがかかります。それだけでなく、データを安全に保管するためのセキュリティ対策や、ソフトウェアのアップデートにかかる費用も必要です。

その反面、文書が削減されてデータで管理されるようになれば、検索機能を利用して必要な書類や情報をすぐに見つけられます。管理や閲覧・検索に必要な手間が省かれ、業務効率の改善にもつながります。印刷コストも削減されるうえ、書類の保管スペースが必要なくなれば、オフィスの限られたスペースも有効活用できるようになります。

まとめ

電子化文書と電子文書の違いについて簡単に説明してきましたが、参考になりましたか？実際のところ、電子文書も電子化文書も広い意味で考えれば電子文書であり、それらを有効に活用して業務効率を向上させるのが目標です。文書管理に費やす時間や、それに伴う人件費を削減するためにも、全社的なペーパーレス化を検討する価値は十分にあるといえるでしょう。

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