自社ですべて文書保管できればベストですが、何かと条件が厳しいことも。
商用レコードセンターを利用するのがオススメです。

商用レコードセンターとは

商用レコードセンターは、低活用文書を保存期間満了まで保存する場所です。運営形態や規模に関わらず、商用レコードセンターには効率的で密度の高い収納性や万全なセキュリティ管理が求められます。また、文書は高温多湿のところで長期間保存すると、カビや変色、害虫による損傷などの恐れがあるので、それらを防ぐための空調管理や、消火設備、耐震性、防災体制も整備する必要があります。

機密文書を預ける場合は

特に機密性の高い文書を保存する場合は、セキュリティ対策が万全な商用レコードセンターを利用するのがオススメです。商用レコードセンターは、比較的安価な場所で各社から大量に文書を預かることで管理コストを低減し保存料を抑えています。そのため自社で運営するよりも商用レコードセンターを利用したほうが安全かつ低コストで保存できる可能性があります。

商用レコードセンターの設備はどうなっているの？

商用レコードセンターの一般的な設備は、文書保存箱とスチール棚です。文書保存庫での保存は長期にわたることが多いため、汚れや破損を防ぐ耐久性のある文書保存箱にファイルを格納してからスチール棚へ配架するのが一般的です。そして、前述にもありましたが、空調管理や、消火設備、耐震性、防災体制も整備されていることもあります。

商用レコードセンターのサービスいろいろ

商用レコードセンターは、事務室まで保存箱を引き取りに来るサービスを行っているのが一般的です。最近ではホームページから貸出依頼や返却依頼を行うことができるWebオーダーシステムの仕組みを用意している業者もあります。ファイルや保存箱単位ではなく、利用要求のあった文書そのものを箱から取り出して電子化し、メールで送付するサービスや、Webストレージサービスにアップロードし利用者がダウンロードして利用できるサービスを行っているところもあります。その場合は業者がISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証を取得し、機密保持契約を締結するなどの運用体制を整えたうえで、データを暗号化して所定のサーバーにアップロードし、パスワードなどでログイン及びアクセスを制限するといった方法でセキュリティを確保しています。

まとめ

商用レコードセンターの使い方と特長を見てきました。文書を自社で保管するのは正直リスクやコストが読めない部分があります。上手に商用レコードセンターを利用することをオススメします。
日本レコードマネジメントでは、商用レコードセンターのサービスを取り扱っています。お気軽にお問い合わせください。