文書管理システムとは？機能やメリットを解説します
文書管理システムは、多くの企業に導入されるようになってきました。
これは、業務効率やセキュリティ対策、コスト削減、法令順守など、企業への要求が増えてきた背景があります。
最適な文書管理システムはどのような機能があるとよいのでしょうか。詳しく解説します。
文書管理システムの生まれた背景
電子文書では、「どこに保存されているのか分からない」、「いつ誰が作成、承認したのかわからない」、「原本（オリジナル）のままかどうかが分らない」、「最新版と旧版が混在している」、「削除したいのにどれが不要なのか分からない」といった、管理上の問題がよく発生します。また、文書を電磁的に保存する際は、「見読性」、「完全性」、「機密性」、「検索性」の課題に対して適切な対策を講じる必要があります。
電子文書の煩雑な管理を解消し、スキャナ保存や原本性保証に関する要件を満たした解決策が、文書管理システムです。電子文書の作成・登録から保存、廃棄に至るまでのライフサイクルを通じて、一貫した電子的処理を実現し、文書管理業務の効率化及び高度化を図ることが可能です。
一般的に文書管理システムは、柔軟な「検索機能」、操作性のいい「ファイル管理機能」、強力な「セキュリティ機能」、ワークフローに沿った「起案（申請）・承認・決裁機能」、原本性を保証するための「タイムスタンプ・電子署名機能」などの多彩な機能を備えています。
文書管理システムの主な機能例
文書管理システムには、個別に対応していた様々な文書管理上の要求事項を一括して処理できるという特徴があります。文書管理システムの主な構成要素と機能例を紹介します。
1. セキュリティ管理
アクセス権限のない人による改ざんや破棄をどのように防ぐのか、セキュリティ管理は文書の「機密性」を確保するために不可欠な機能です。
【機能例】
- アクセス管理
- ユーザー認証機能
- アクセス権限・監視
- ログ管理
- 権利保護、情報漏えい対策
2. 文書登録
他のアプリケーションで作成した文書や複合機から読み込んだ文書をシステムに「登録」します。
保存期間を設定する機能があれば、保存期間が満了した文書を自動的に抽出でき、廃棄処理をスムーズに行うことができます。
メタデータを文書とリンクさせて登録する機能を使えば、検索性を高めることができます。
【機能例】
- 文書登録
- アプリケーション連携
- 複合機連携
- マルチデータの登録
- メタデータ登録
- 電子化文書のメタデータ
- メタデータ登録機能
3. 処理・活用
代表的なものに、電子決裁システム（ワークフロー）があります。紙文書による決裁と同様、柔軟に対応することができます。また、効率的な検索機能や、複数のユーザーが同時にデータにアクセスした場合の制御機能も備わっています。
【機能例】
- 電子決済システム（ワークフロー）
- 文書検索
- メタデータ検索
- 全文検索
- 共同作業（排他制御）
- 利便性向上
- イメージ表示
- 文書間リンク
4. 保存
優れた操作性でフォルダやファイル管理を行えるほか、保存する際に暗号化する機能を持つシステムもあります。
文書のバージョン（版数）管理機能を使えば、最新版と旧版の混在を防止し、旧版にアクセスできる者を制限し、更新にミスがあった場合は一つ前のバージョンから処理を再開することが可能です。
タイムスタンプや電子署名を付与することで、建築設計書や電子カルテなどの非改ざん性証明が必要な文書や、先使用権の立証を含む特許対策に対して、改ざんされていないこと、ある時刻にその文書が存在していたことを証明できます。
【機能例】
- 格納
- 配置とファイリング
- 暗号化
- 更新・バージョン管理
- 最新版・旧版の管理
- 旧版アクセス管理
- バージョン管理
- 完全性確保
- タイムスタンプ
- 電子署名
- 利便性向上
- イメージ表示
- 文書間リンク
5. バックアップ
災害やコンピューターの故障など備えて、定期的にバックアップする機能を持つシステムもあります。
【機能例】
- データ・ログのバックアップ
- 自動バックアップ・手動バックアップ
- 完全バックアップ（フルバックアップ）、差分バックアップ、リストア
6. 廃棄
文書管理システムに廃棄処理予定日を登録すると、廃棄処理日に該当文書を自動的に選出する機能を備えたシステムもあります。
【機能例】
- 廃棄管理（文書ごとの廃棄情報）
- 廃棄処理（全社の文書管理責任者と部門の文書管理担当者による廃棄可否確認）
文書管理システムの導入メリット
文書管理システムを導入することにより、以下のようなメリットがあります。
- 情報検索や閲覧・回覧の時間が短縮され、業務の効率が上がる。
- 電子決裁機能の活用により、文書の持ち回りなどの業務負荷が軽減できる。
- 多種多様なデータを一元管理することにより、今まで個人に依存していたスキルや知識を、企業の知的な財産として価値を高めることができる。
- 確実な版管理により、間違って旧版を使用することが防止できる。
- 業務記録を確実に取得できるので、効率のいい監査や税務対応が可能になる。
- 強固なセキュリティ機能により、情報漏えいリスクの抑制を図ることができる。
- アクセス権の設定により、適正な情報の管理体制を構築できる。
まとめ
本記事では、文書管理システムについて解説しました。
最近では、e-文書法、内部統制、セキュリティ強化、検索のスピードアップ、ワークフローの改善などに対応するために、文書管理システムの導入が急速に進んでいます。各メーカーから様々な機能を備えた文書管理システムが発売されています。導入する際は、目的を明確にした上で、最適な機能を備えた文書管理システムを選定することが重要です。
日本レコードマネジメントでは、ベンダーフリーの立場から、お客様のニーズに合わせた効果的なシステムをご提案することが可能です。最適な文書管理システムで、情報資産の価値を最大化し有効に活用するサポートを行います。お気軽にご相談ください。
