ファイルとは？ファイルの作成のしかたについて

ファイルとは、日々作成・取得される複数の文書を、共通の内容、種類、特性などにより1つにまとめたものや相互に密接な関係をもつ文書を1つにまとめたものをいいます。文書をファイル化しておけば、文書が探しやすく、効率的に文書のライフサイクル管理が行えるという利点があります。

ファイル化で使用するファイルサプライは、基本的にフォルダ（挟む）かバインダー（綴じる）の2種類です。まとめられた文書群をそれぞれフォルダかバインダーに収納することでファイルを作成しますが、フォルダを選ぶかバインダーを選ぶかは、文書の内容や発生量あるいは業務の特性を考慮し、使いやすい方を選択します。ファイル化する際のフォルダとバインダーの使い分けは、部門内でルール化し、統一しておきましょう。

ファイル作成方式の基本

国の公文書管理のガイドラインによれば、ファイル化の方式は「随時ファイル方式」と「事案完結時ファイル方式」の2種類となっています。それぞれファイルにまとめるタイミングが異なります。

随時ファイル方式とは

文書を作成した時点で直ちに分類する方式です。ファイルタイトルや分類の名称、保存期間などが記載されたファイリングサプライに、文書を作成または取得後直ちに綴じる、あるいは挟んでいきます。ファイル内の文書は、基本的に作成順に下から重ねていきます。そのため、この方式は時系列で定期的に発生する文書のファイルに向いています。組織文書では時系列文書が圧倒的に多いため、随時ファイル方式が多くなる傾向にあります。

随時ファイル方式でファイルを作成する手順

• 文書を作成・取得した段階で新たにフォルダかバインダーのどちらかを選択する。
• 文書分類基準（文書を共通する項目で集め系統的に仕分けたもの）に基づきファイルを分類し、ファイルタイトルを付ける。
• 保存期間基準に基づき保存期間を設定する。
• ファイル管理簿（ファイル基準表）に、ファイルタイトルを始めとしたファイルの属性情報（メタデータ）を仮記載する。
• ファイル化が完了した時点で、現況が正確にファイル管理簿に記載されていることを確認し、その内容を確定する。

※ファイルは単年度毎に作成。

事案完結時ファイル方式とは

一定の事案処理が完結した段階でファイル化する方式です。事案の途中では様々な種類の文書が発生するため、一定の事案処理が完結した後に、蓄積された文書を整理します。事案完結時ファイル方式の特徴は、ファイルの中の文書を整理できることです。例えば、バインダーの中に仕切りを設け、種類の違う文書を1冊のバインダーに綴じ込み、その事案に関する文書をひとまとめのファイルにすることができます。

事案完結時ファイル方式でファイルを作成する手順

• 同じ種類の文書ごとにまとめ、フォルダかバインダーかを選択してファイル化する。※多くの場合、収容量の多いバインダーが向いている。
• 文書分類基準（文書を共通する項目で集め系統的に仕分けたもの）に基づきファイルを分類し、ファイルタイトルを付ける。
• 保存期間基準に基づき保存期間を設定する。
• ファイル管理簿（ファイル基準表）に、ファイルタイトルをはじめとするファイルの属性情報（メタデータ）を仮記載する。
• ファイル化が完了した時点で、現況が正確にファイル管理簿に記載されていることを確認し、その内容を確定する。

文書をファイルにまとめるときの観点

文書をファイルにまとめるときの観点を３つ紹介します。随時ファイル方式と事案完結時ファイル方式のどちらにも対応可能です。

1. 業務内容別ファイル・・・業務内容やテーマについて関連のある文書を集める
   例：「○○環境対策」「○○市場調査」「○○建設工事　○○試験」
2. 様式（文書種類）別ファイル・・・様式が同じ文書を集める
   例：「稟議書」「議事録」「契約書」「○○報告書」「見積書」「販売月報」「備品台帳」
3. 相手先別ファイル・・・相手先別に文書を集める
   例：「○○社見積書」「○○省入札書類」「○○市○○建設工事」

ファイル作成のポイント

新規ファイルの作成

新規ファイルを作成するときに、使いやすく検索性に優れたものにするためのポイントを紹介します。

1. 随時ファイル方式/事案完結時ファイル方式の選択
   作成した文書の内容、特性などにより判断します。この場合、単に文書のみを見るのではなく、文書を発生させた業務そのものを見る必要があります。
2. 適切なファイルサプライの選定
3. 文書分類基準と照合し、どの分類体系に属するかを判断
   既成の分類体系に当てはまらない場合は、新しい分類項目を設定します。同様に保存期間基準と照合し保存期間を設定します。
4. ファイルを容易に検索することができるよう、「分かりやすいタイトル」を付ける。

ファイルの分冊

使いやすさの点から考えると、一冊を適度な文書量に抑えることが大切です。フォルダであれば50～60枚、バインダーであれば5㎝幅で400～500枚が適当です。

1つのファイルに収まらない場合は分冊します。分冊とは、1ファイルの文書の量が多くなった時、幾冊かにファイルを分けてまとめ直すことをいいます。分冊する場合、あらかじめ全体の文書量が分かっている場合には、背表紙に、1／3、2／3、3／3というように分数表示すると紛失を防止することができます。また、継続的に同じ様式やシリーズの文書が作成されて、1冊、2冊とファイル数が増えていく場合は、vol.1、vol.2と背表紙に表示すると配架の際に便利です。利用後も手がかりがあるので、元の場所へ戻しやすく、配架の間違いを防げます。

ファイルタイトルのつけ方

ファイルタイトルを付ける際に最も重要なのは、誰もがファイルの文書を判別できる分かりやすいファイルタイトルを付けることです。ファイルタイトルを付ける際のポイントを紹介しますのでご参考ください。ファイルタイトルを付ける際に最も重要なのは、誰もがファイルの文書を判別できる分かりやすいファイルタイトルを付けることです。ファイルタイトルを付ける際のポイントを紹介しますのでご参考ください。

1. ファイルの内容を端的に示す複数のキーワードからなるファイルタイトルを付ける。
   文書管理システムで検索する場合を想定してファイルタイトルを付けます。具体的な内容や文書の種類が端的に分かるようにします。
   ×悪い例：「文書管理委員会」
   〇良い例：「文書管理委員会　議事録　20○○年度」
2. 一貫性を持たせ、同じ内容または同じシリーズのファイルであれば、年度や作成者によってファイルタイトルが変わらないようにする。
3. 定期的に作成するファイルや分冊したファイルには、必ず同じファイルタイトルを付ける。
4. 曖昧なファイルタイトルは付けない。
   ×悪い例：「○○関係」、「○○関連」、「その他○○」
5. 特定の担当者しか分からない表現や略語・造語などは使用せず、誰にでも分かる用語を使う。
   ×悪い例：「Yプロジェクト関係文書」「HK勤務票」
6. 新しいファイルタイトルを付ける際は、部門内で相談する。

ファイルタイトルのラベルの作成

ファイルタイトルが決定したら、ファイルタイトルラベルを作成して貼付します。フォントや表示位置など、レイアウトを統一することで一覧性が向上し、検索性が良くなります。シリーズ物や同じ部署のファイルのラベルカラーを統一すると、さらに検索性が高まります。

まとめ

ファイルのまとめ方についてご紹介しました。スムーズにファイルを作成・検索するには、ファイルのまとめ方、タイトルの付け方などを工夫するとうまくいきます。紙のファイルも電子のファイルも考え方は共通です。この記事をお読みくださった皆様にとって少しでもお役に立てればとてもうれしく思います。

ファイルにまつわるアウトソーシングをご検討されていましたら、文書管理のプロフェッショナル、日本レコードマネジメントまで気軽にご相談ください。