情報資産管理におけるリスクは？事前に把握しておきたいこと
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NRMホールディングス株式会社
働き方改革を背景に、加速化するペーパーレス化の取り組み。
政府の後押しを受けて、紙ベースの業務プロセスをペーパーレス化する取り組みが活発に行われており、これによって業務効率の改善が期待されています。従来の書類を扱う作業は時間もコストもかかるため、デジタル化による自動化や効率化が、業務プロセスをスムーズにし、ヒューマンエラーの減少、情報アクセスの迅速化などの利点をもたらしています。
この動きは、環境に優しいオフィスの実現とともに、リモートワークの普及という新しい働き方のニーズにも応える形で進展しています。
本記事では、働き方改革がリードするペーパーレス化について、次のとおり解説します。
業務効率化に大きな効果を与えるペーパーレス化は、働き方改革に不可欠です。
しかし、ペーパーレス化と働き方改革はどのような関係性があるのでしょうか？
ここでは、ペーパーレス化と働き方改革について、次のとおり解説します。
順を追って説明します。
ペーパーレス化は、その名の通り、紙の使用をなくすことを意味します。ビジネス環境においては、物理的な文書の出力を行わず、データを電子的に保存、管理、そして運用することを指しています。日本においては、ビジネスシーンでの印鑑使用が一般的な慣習として存在していますが、ペーパーレス化の流れは押印作業もデジタル化することを含んでおり、電子契約を導入する企業も増加しています。
このようにペーパーレス化は、単に紙を電子化するだけではありません。蓄積した電子情報を利活用することも大きな目的となっています。
ペーパーレス化は、働き方改革を実現する手法として大きな役割を果たしています。
紙ベースの業務スタイルでは、押印や紙書類の収集・配信、管理のほか、システムへの入力など、多くの作業が発生します。
紙ベースの書類を電子化することで、煩わしい書類の管理やシステムへの入力作業など、紙に関する業務を削減することが可能です。
紙ベースの文書管理は、書類の廃棄や倉庫への保管など、手間のかかる管理が発生します。監査で過去の書類が必要な場合、倉庫から取り寄せるなど大きな負担がかかるでしょう。
重要書類を電子化することで、監査や調査時に書類を取り寄せる必要もなく、効率的な文書管理を実現できます。
ペーパーレス化が進展すると、押印レスや遠隔での文書管理が可能になるなど、リモートワークが可能な環境に近づくことが期待できます。
リモートワークへの障壁は、紙文書対応が主な要因です。この障壁を取り払うことで、リモートワークの推進が可能となるでしょう。
ペーパーレス化をしない場合の働き方改革への影響は、ペーパーレス化が働き方改革に不可欠な理由の裏返しになります。
紙ベースの業務スタイルから脱却できず、業務効率化する環境が整いません。実務担当者の業務効率化が実現できず、働き方改革を進めることが困難となります。
ペーパーレス化が働き方改革に必要なことを説明してきましたが、どのようなメリットがあるのでしょうか？ ここでは、ペーパーレス化で働き方改革に取り組むメリットについて、次のとおり説明します。
順を追って解説します。
働き方改革は、労働時間を削減し、従業員が働きやすい環境を整えることが重要です。この働きやすい環境を阻害している主な要因は、紙文書の保管や管理、各種手続きなどのペーパーに関わる実務です。
紙文書の実務が足かせとなり進まなかった働き方改革が、ペーパーレス化により一気に加速化することができるでしょう。
ペーパーレス化で働き方改革に取り組む重要な点として、業務の効率化の土台づくりをできるメリットがあります。
紙文書のままでは、検索や保管、データ活用も困難です。
ペーパーレス化から働き方改革に取り組むことで、データの利活用が可能な環境が整います。そのため、データのシステム間連携はもちろん、定型業務を自動化するRPAを活用することができます。また、あらゆるデータを共有することで、迅速な意思決定を可能にするなど、業務を大幅に効率化することも可能です。
ペーパーレス化は、単に紙をなくすだけではありません。働き方改革を実現するには、情報を電子化し、データを利活用できるようにすることが理想でしょう。
このデータを利活用していくには、電子化した紙情報と電子データの統合管理が必要です。法律上、紙媒体での保管が必要なドキュメントのライフサイクル管理のほか、スキャンした紙情報と電子データの統合管理、セキュリティなど、文書の統合管理が求められるのです。
ペーパーレス化による働き方改革を実現するため、紙と電子データの統合管理をすることによって、データの利活用できる環境を整えることが求められます。
NRMレコードマネジメントグループでは、働き方改革などを目指した、ペーパーレス化推進のための新しい文書・記録管理サービス「統合文書管理システム（IRMS）」を提供しています。
ペーパー文書管理領域では、スキャンした紙文書をOCRシステムによりデータベース化するほか、紙媒体の保管年限管理などを実現。 このように、紙文書から電子文書まで、統合管理・横断検索が可能で、統合文書管理をサポートをしているのです。
NRMレコードマネジメントグループの統合文書管理システムに興味がある方は、ぜひ、次のサイトをご覧ください。
（※参考）NRM 日本レコードマネジメント株式会社：「「統合文書情報管理システムIRMS」が電気新聞で紹介されました」
義務化されていた各税法上の書類を電子保存することを認める電子帳簿保存法。2022年1月に規制緩和され、ペーパーレス化をより推進しやすい環境になっています。
ここでは、電子帳簿保存法の規制緩和内容とペーパーレス化働き方改革事例について、次のとおり紹介します。
順を追って見ていきます。
電子帳簿保存法は、財務省と国税庁が管轄する国税関係文書が対象となる法律です。この法律は従来、「紙文書の破棄には検査が必要」「タイムスタンプの付与必須」「スキャナ保存は税務署長の承認が必要」など、さまざまな規制がありました。
しかし、ペーパーレス化推進を目的に、2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、主に次のような規制緩和がされています。
※スキャナ保存（区分②）に関する改正事項抜粋
この規制緩和により、税務関係のペーパーレス化がより実行しやすくなるでしょう。
（※参考）国税庁：「電子帳簿保存法関係｜国税庁」
他方、民間企業に保存義務が課されている法定文書が対象となる「e-文書法」は、改正前の電子帳簿保存法のように事前承認は必要ありません。しかし、各管轄省庁の法律や施行規則、ガイドラインの確認が必要となります。
（※参考）e-Gov法令検索：「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
ここでは、「ICTを活用したペーパーレス化から働き方改革への取り組み」として、愛媛県西予市のペーパーレス化事例を紹介します。 同市では、西予市オフィス改革モデルプロジェクトとして「Change せいよ！ 職員の生産性向上による地方創生」を立ち上げ、ペーパーレス化による働き方改革に取り組みました。
地域の課題は、過疎化が進行し、厳しい財政状況から職員数が削減される一方、社会情勢変化によって、市民サービスが多様化していることがあげられていました。これらの課題に対し、次のプロジェクトに取り組んでいます。
こうした取り組みにより、フロア全体の会話量増加、電子化による大幅な効率化、視察数増による市のPR・市内消費拡大への期待など、大きな効果をもたらしました。 このような新しい働き方により、職員の意識改革・仕事効率化を実現しているのです。
（※参考）総務省：「ICTを活用したペーパーレス化から働き方改革への取組み｜ICT地域活性化ポータル」
本記事では、働き方改革がリードするペーパーレス化について、ペーパーレス化と働き方改革の関係性やメリット、紙と電子データの統合管理の必要性のほか、ペーパーレス化に関する法律とペーパーレス化働き方改革事例について解説しました。
ペーパーレス化は、紙文書の実務が足かせとなり進まなかった働き方改革を一気に加速化することが可能です。また、ペーパーレス化を推進することで、あらゆる働き方改革の土台作りをすることができます。
しかし、ペーパーレス化で働き方改革を実現するには、デジタル化した紙情報と電子データの統合管理が不可欠です。紙と電子データの統合管理できる統合文書管理システムなどを導入し、データの利活用できる環境を整えましょう。
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